Jumpa lagi dengan Pak Mufli Abe di sini 🙂
Kalau mendengar kata teknologi, mungkin kita membayangkan sesuatu yang rumit: aplikasi, pemrograman, atau alat yang membutuhkan banyak pengaturan.
Padahal, teknologi sudah dekat dengan kegiatan sehari-hari.
Saat menerima pesanan melalui WhatsApp, menghitung dengan kalkulator, atau menulis informasi produk di website, kita sedang menggunakan teknologi.
Dalam bisnis, pertanyaan awalnya sederhana:
“Pekerjaan apa yang ingin kita mudahkan?”
Dari kebutuhan itulah kita bisa memilih alat yang sesuai.
Mulai dari Kebutuhan Usaha
Ada banyak aplikasi dan alat yang menarik untuk dicoba. Namun, setiap alat membutuhkan waktu untuk dipelajari dan dikelola.
Karena itu, kita perlu mengenali kebutuhan terlebih dahulu.
Apakah pesanan sering terlupa? Apakah pelanggan berulang kali menanyakan informasi yang sama? Apakah pengeluaran usaha belum tercatat?
Setelah masalahnya jelas, kita bisa mencari alat yang membantu.
Misalnya, catatan pesanan untuk mengurangi kelupaan. Halaman informasi produk untuk menjawab pertanyaan umum. Spreadsheet untuk merapikan transaksi.
Alat yang berguna adalah alat yang membantu pekerjaan nyata kita.
WhatsApp untuk Percakapan dan Pemesanan
Dalam usaha roti Qsuka di Sidoarjo, WhatsApp menjadi salah satu sarana komunikasi dengan pembeli.
Orang bisa menanyakan pilihan produk, ketersediaan, dan cara memesan tanpa harus datang terlebih dahulu.
Percakapan tersebut tetap perlu dikelola. Pesanan yang sudah disepakati sebaiknya dirangkum agar jenis produk, jumlah, harga, dan waktu pengambilan jelas.
Informasi penting juga perlu diteruskan kepada tim yang mengerjakan.
Dengan begitu, kemudahan berkomunikasi ikut membantu ketepatan pekerjaan.
Website sebagai Tempat Penjelasan
Ada informasi yang membutuhkan penjelasan lebih panjang daripada balasan singkat di WhatsApp.
Website membantu kita menyediakan penjelasan yang bisa dibaca kembali dan dibagikan melalui tautan.
Saya menggunakan MufliBisnis.com untuk berbagi materi dasar belajar bisnis. Melalui FaktorKali.com, saya menyediakan penjelasan terkait bisnis BIMA dan DSS.
Ketika seseorang bertanya tentang suatu topik, saya bisa mengarahkannya ke halaman yang relevan. Setelah membaca, ia dapat melanjutkan dengan pertanyaan yang lebih khusus.
Website tetap perlu dirawat. Informasi yang berubah harus diperbarui, tautan perlu diperiksa, dan tulisan sebaiknya mudah dibaca melalui HP.
Manfaat website terasa ketika pembaca dapat menemukan dan memahami informasi yang dibutuhkan.
Pencatatan Membantu Kita Mengingat dan Menilai
Ingatan kita terbatas, apalagi ketika pekerjaan mulai banyak.
Catatan membantu menyimpan rincian yang mudah terlupa: pesanan, pembelian bahan, pembayaran, hingga hasil evaluasi.
Untuk awal, buku tulis pun bisa digunakan. Jika kebutuhan bertambah, kita dapat mencoba spreadsheet atau aplikasi pencatatan.
Misalnya, mencatat penjualan harian, biaya bahan, dan jumlah roti yang tersisa. Dari catatan tersebut, kita lebih mudah melihat keadaan usaha.
Alat digital bisa membantu menghitung dan merangkum, tetapi data dasarnya tetap perlu diisi dengan benar.
Catatan yang rapi dan rutin lebih berguna daripada banyak fitur yang belum digunakan.
Kemudahan Kecil Bisa Sangat Membantu
Teknologi tidak selalu harus berupa aplikasi besar.
Saya juga membuat dan memperbaiki alat sederhana untuk kegiatan sendiri, seperti tempat menyimpan teks dan tombol Copy.
Saat perlu memakai kembali suatu informasi, saya bisa menyalinnya tanpa mengetik dari awal. Tampilan yang nyaman di HP juga membantu ketika sedang bekerja sambil berpindah tempat.
Kelihatannya kecil, tetapi pekerjaan yang berulang bisa terasa lebih ringan.
Dari pengalaman itu, saya belajar bahwa kita bisa mulai dengan memperbaiki satu kerepotan yang sering muncul.
Menghemat beberapa langkah dalam pekerjaan berulang dapat membantu kita bekerja lebih nyaman dan teliti.
DSS sebagai Sarana Belajar dan Menyampaikan Informasi
Dalam mengembangkan bisnis BIMA, saya menggunakan DSS sebagai salah satu sarana edukasi.
Orang yang ingin mempelajari bisnisnya dapat diarahkan untuk membaca dan mengikuti penjelasan yang tersedia. Setelah itu, percakapan bisa dilanjutkan sesuai bagian yang ingin mereka pahami.
Bagi saya, sarana seperti ini membantu menyediakan tempat belajar yang dapat diakses melalui tautan.
Namun, setiap orang tetap memerlukan waktu untuk memahami informasi dan mempertimbangkan keputusan.
Kita pun masih perlu mendampingi, menjawab pertanyaan sesuai pengetahuan, serta merujuk kepada pihak yang tepat jika ada hal yang belum jelas.
Teknologi membantu prosesnya. Hasil usaha tetap berkaitan dengan tindakan, pelayanan, biaya, dan keadaan masing-masing.
Alat Perlu Didukung Cara Kerja yang Jelas
Sebelum memakai aplikasi, ada baiknya kita merapikan urutan pekerjaan.
Misalnya, untuk pesanan roti:
- Menerima kebutuhan pembeli.
- Memeriksa kemampuan memenuhi pesanan.
- Mengonfirmasi rincian dan pembayaran.
- Mencatat serta meneruskan pesanan kepada tim.
- Memeriksa pesanan sebelum diserahkan.
Ketika urutannya jelas, kita lebih mudah menentukan bagian yang bisa dibantu teknologi.
Kalau kesepakatannya belum lengkap, aplikasi pencatatan pun akan menyimpan informasi yang belum lengkap.
Karena itu, alat dan kebiasaan kerja perlu dikembangkan bersama.
Belajar Bertahap dan Mencoba Sendiri
Saya masih terus belajar mengelola website, membuat konten, mencoba iklan, dan memakai AI.
Kadang ada petunjuk teknis yang terasa rumit. Saya perlu membaca ulang, mencoba satu langkah, lalu melihat hasilnya.
Saya juga senang mengerjakan sendiri setelah mendapat petunjuk. Dengan begitu, saya mulai memahami prosesnya dan lebih mudah menceritakan pengalaman tersebut kepada orang lain.
Kita tidak harus menguasai seluruh fitur sekaligus.
Mulai dari satu fungsi yang dibutuhkan. Setelah nyaman, pelajari bagian berikutnya.
Kalau kepala sudah penuh, boleh berhenti sejenak dan melanjutkan saat lebih segar. 😄
Perhatikan Biaya dan Keamanan
Sebelum memakai alat, periksa apa yang dibutuhkan untuk menjalankannya.
Apakah ada biaya langganan? Apakah tim bisa menggunakannya? Apakah data dapat disimpan atau dipindahkan jika nanti berganti alat?
Akun dan informasi usaha juga perlu dijaga.
Saya mulai menerapkan verifikasi dua langkah pada website sebagai bagian dari menjaga akses akun. Catatan penting pun perlu memiliki salinan cadangan.
Informasi pelanggan, seperti nomor telepon dan rincian pesanan, digunakan seperlunya untuk pelayanan dan dijaga agar tidak tersebar tanpa izin.
Kebiasaan sederhana ini membantu kita menggunakan teknologi dengan lebih tertib.
Nilai dari Manfaatnya
Setelah memakai alat, coba perhatikan hasilnya.
Apakah pekerjaan menjadi lebih cepat? Apakah kesalahan berkurang? Apakah informasi lebih mudah ditemukan? Apakah biaya dan waktu pengelolaannya sepadan?
Kalau manfaatnya belum terasa, kita bisa memeriksa cara penggunaannya atau mempertimbangkan pilihan yang lebih sederhana.
Kita juga boleh mempertahankan cara lama yang masih bekerja dengan baik.
Ukuran keberhasilan penggunaan teknologi adalah manfaatnya bagi pekerjaan dan orang yang kita layani.
Mulai dari Satu Pekerjaan
Kalau Bapak dan Ibu ingin mulai menggunakan teknologi dalam usaha, coba jawab:
“Pekerjaan apa yang paling sering berulang, menyita waktu, atau membuat saya keliru?”
Pilih satu, lalu cari cara sederhana untuk memudahkannya.
Bisa berupa catatan pesanan, informasi produk yang mudah dibagikan, atau pencatatan uang masuk dan keluar.
Pelajari, gunakan, lalu evaluasi.
Bagi saya, teknologi menjadi bagian dari semangat SANTAI: menjalankan usaha dengan sengaja, tetap antusias belajar, dan memperbaiki langkah secara bertahap.
Kita tetap perlu memahami pekerjaan dan bertanggung jawab atas keputusan. Dengan alat yang sesuai, sebagian pekerjaan dapat dijalankan dengan lebih ringan dan teratur. 🙂
Untuk belajar bisnis bersama secara bertahap, silakan membaca pengantar Grup WA Belajar Bisnis Pemula terlebih dahulu.